Manejo Fiscal de Viáticos en CFDIs de Viáticos en la Nómina

 Para tener una buena ejecución y control de los viáticos elaborados con CFDIs de la nómina de la empresa, se necesita identificar los costos involucrados, sus principales procesos y los problemas que se ocasionan por una mala aplicación de las reglas fiscales del SAT.

Manejo Fiscal de Viáticos en CFDIs de la Nómina 

Costos y Procesos

  • Los gastos de viaje y representación de empresas comerciales, pueden llegar a alcanzar entre un 10% a un 20% de los gastos totales, de ahí la importancia de cuidar los costos.
  • El proceso contable que se requiere para su cuidado, con la obtención de información o documentos que cumplan con requerimientos fiscales y su control, requieren de una inversión en tiempo de entre el 40 y 50%.
  • Como proceso general, el administrador necesita autorizar el gasto al empleado; depositar o entregar el monto autorizado al empleado, que el empleado lo ejerza y reúna comprobantes fiscales necesarios para hacerlos deducibles.

 

 Los Problemas

  • Se lleva mucho tiempo del empleado y del contador, asegurar que las facturas cumplan con todos los requerimiento fiscales en tiempo y forma.
  • Cuando no se tienen claras las nuevas reglas fiscales para la aplicación contable de las operaciones se complica mucho el proceso, además de que tratándose de un alto volúmen, los problemas se extrapolan.
  • Cuando no se tiene un proceso automatizado de gastos de viáticos, ni del uso y aplicación de los CFDIs de viáticos en la nómina, se tienen muchos errores por su proceso manual.
  • No se podrán deducir los gastos en viáticos, y/o hasta hacerse acreedor de multas por incumplimiento, con la total insatisfacción de empleados y de la misma empresa.  

 

¿Mala aplicación de viáticos en CFDIs de Nómina?

Ejemplo 1: 

  • A un empleado se le entrega anticipo de viáticos por $1,500.00 el día 12 de Marzo de 2018 y entrega la comprobación de esos viáticos el día 4 de Abril de 2018, con comprobantes que avalan el total del viático entregado.

Ejemplo 2: 

  • A un empleado se le entrega anticipo de viáticos por $1,500.00 el día 12 de Marzo de 2018 y entrega la comprobación de estos viáticos el día 4 de Abril de 2018, con comprobantes por un total de $1,250.00 y no comprobó el importe restante de $250.00, que tampoco devolvió al patrón por lo que se convierte en un ingreso gravable.

Ejemplo 3: 

  • A un empleado se le entrega anticipo de viáticos por $1,500.00 el día 12 de Marzo de 2018, y entrega la comprobación de estos viáticos el día 4 de Abril de 2018 con comprobantes por un total de $1,250.00 y los restantes $250.00 los va a devolver al patrón ya que no los utilizó.
  • En este caso debe resguardarse el documento que ampare la devolución que el empleado está realizando al patrón por el importe de $250.00.

Ejemplo 4: 

  • A un empleado se le entrega anticipo de viáticos por $1,500.00 el día 12 de Marzo de 2018, y entrega la comprobación de estos viáticos el día 4 de Abril de 2018, con comprobantes que avalan un monto mayor al depositado como anticipo por un total de $1,600.00.

Ejemplo 5: 

  • Un empleado realiza visita a un cliente el día 4 de Abril de 2018, utiliza viáticos por un monto de $1,500.00 y entrega comprobantes de viáticos el día 6 de Abril de 2018 con documentos que avalan el total del viático entregado.
  • En este caso no hubo depósito de anticipo de viáticos, pero se depositará al empleado su reembolso hasta el momento de comprobarlos.

 Para conocer la resolución de estos casos, te sugerimos registrarte y revisar nuestro webinarManejo fiscal de viáticos de CFDIs en la Nómina y sus consecuencias" dejando tus datos para que recibas liga e instrucciones para conectarte:

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Consecuencias y Penalidades por aplicación incorrecta de viáticos con CFDIs

  • Si no expides CFDIs tendrás sanción de entre $ 15,280 a $ 87,350 MN
  • Si reincides en no expedir CFDIs, pueden cerrar tu empresa entre 3 y 15 días
  • Si emitimos mal CFDIs, nos haremos acreedores a una multa de entre $ 15,280 a $ 87,350 MN
  • Por ejemplo, cuando a un empleado se le hagan depósitos por ingresos de viáticos y estos no se reporten en el CFDI de nómina.
  • Depósito de viáticos a cuentas personales del trabajador, sin portarlo en el recibo de nómina
  • Acumulación incorrecta del ingreso del trabajador, retención incorrecta
  • Incumplimiento al emitir recibo de nómina, por el concepto de viáticos
  • Riesgo para el trabajador por depósitos no justificados o discrepancia fiscal

  

Propuesta de Soluciones

 Dependiendo de las necesidades de cada empresa, su tamaño y presupuesto, podemos considerar varias alternativas de Solución…

  1. Maquila de Nómina – Contrato Anual; Iguala mensual x # Empleados procesados
    • Más Renta de Módulos de Admin. y RH; Fee x mes, x # Emp. Procesados
      • Se proporcionará Kiosco como parte del Servicio 
  1. Renta de Soft. Nómina – Contrato Anual – Fee Mensual, por el # Empleados procesados
    • Más Renta de Software de Módulos de Administración y Recursos Humanos
  1. Administración de Recursos Humanos - Contrato Anual; Fee Mensual, por el # Empleados Administrados

 Si deseas mayo información contáctanos en nuestra página, en CONTACTO.

 

Beneficios

  • Gestionar parcial o totalmente tu nómina con una empresa especializada como Grupo Ono
  • Cálculo de salarios, bonos y prestaciones de ley. Reportar en IMSS e Infonavit altas y bajas. Registrar incapacidades o ausencias y cuotas obrero-patronales. Cálculo de impuestos federales, estatales y municipales como (ISR), (IVA), (IEPS), (IETU), e Impuesto sobre Nómina (ISN).
  • Un servicio de maquila de nómina de calidad, permite crecer y consolidar tu negocio.

 

¿Que hace Grupo Ono?

  • En Grupo Ono, contamos con servicios especializados de Outsourcing de Nómina, Personal, de Administración de RH y Renta de Software, en donde, aplicamos principios para poderte proporcionar mayor valor a tus recursos humanos.
  • Trabajamos de la mano contigo para crear soluciones reales a las necesidades de tu empresa.
  • Por más de 20 años hemos sido socios de negocio de numerosas empresas, proporcionando nuestros servicios de outsourcing y renta de software, por lo que hemos desarrollado con éxito nuestro propio sistema de trabajo, siempre respetando las políticas y reglas de cada Cliente.

 

Agradeceremos mucho tus comentarios, y si estás interesado en conocer nuestros servicios, visita nuestra página en SOLUCIONES, o si lo deseas, deja tus datos  en CONTACTO.

 Por otro lado, te invitamos a revisar grabación de nuestro webinarManejo fiscal de viáticos de CFDIs en la Nómina y sus consecuencias", registrándote en el siguiente botón:

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  Grupo Ono es un conjunto de empresas líderes en el mercado, con experiencia y profesionales calificados en el ramo de servicios de maquila de nomina, servicios de administración de personal y outsourcing en procesos de recursos humanos.  Garantizamos la calidad total de nuestros servicios.

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