El Proceso de Planeación de Recursos Humanos

 El proceso de planeación de recursos humanos se define como el flujo de actividades interrelacionadas e identificadas que se enfocan hacia un objetivo determinado por una empresa u organización.

 El proceso de planeación de recursos humanos, es un flujo de actividades y acciones por el cual, la dirección general asegura el número suficiente del personal idóneo, en el lugar adecuado y en el momento oportuno. Así, que el personal será capaz de realizar con eficiencia y eficacia las tareas que ayudarán a la organización a lograr sus objetivos de negocios, (fuente: Melinda del Carmen Alfaro).

 Por lo tanto, la planeación de personal traduce los objetivos de negocio en término de las necesidades de trabajadores que se necesitan para lograrlo.

El proceso de planeación de recursos humanos abarca diversas fases: 

  1. a) Objetivos de Negocio.- son las metas hacia las cuales se dirige la empresa. Los insumos, el proceso de conversión y el producto terminado o servicio, que existen como medios para alcanzar los objetivos de una organización. Si se desarrollan de manera adecuada, los objetivos organizacionales reflejan su propósito. Si una empresa está cumpliendo con sus objetivos, simultáneamente está cumpliendo con su propósito y con ello está justificando la razón de su existencia.

 Las organizaciones existen para diferentes propósitos y por lo tanto, tienen varios tipos de objetivos organizacionales, económicos, de servicio y sociales. Un hospital por ejemplo, puede tener como propósito principal proporcionar asistencia médica de alta calidad a la comunidad; su objetivo principal se centraría en proveer esa asistencia.

 Los objetivos organizacionales proporcionan a los administradores, importantes guías de acción en áreas como: toma de decisiones, planeación de personal, eficiencia organizacional, consistencia organizacional y evaluación del desempeño. Para que sea significativa la planeación del personal, debe tener como base las especificaciones de personal e ir ligada a los objetivos de la empresa.

 La planeación puede revelar escasez o abundancia de capacidades, una condición que puede influir en los objetivos y en la estructura organizacional. Se debe, también, tener en cuenta que la planeación referida tiene que encontrarse integrada con los planes generales, tanto de los departamentos o áreas de producción, ventas, utilización equipo y maquinaria, las compras, así como lo relacionado con las instalaciones físicas.  

  1. Pronósticos. El primer paso en cualquier esfuerzo de planeación de recursos humanos, es obtener una idea clara, de los que está ocurriendo en el flujo de personal que entra en la organización, permanecen en ella y luego salen. El departamento de personal debe tener conocimiento de las interrelaciones dinámicas en los flujos de recursos humanos, para proveer mejor sus necesidades futuras, al menos a corto plazo. Los pronósticos de personal sirven para determinar:
  • ¿Cuántos empleados serán necesarios dotar a cada departamento?
  • ¿Qué tipo de personal es requerido para una función en particular?
  • ¿Cuántos empleados actuales están disponibles para cubrir estas necesidades?
  • ¿Cuántos de éstos nuevos empleados, vendrán del exterior durante estos periodos?
  • ¿Habrá escasez o abundancia de empleados?
  • De ser así, ¿por qué y cuáles son los principales problemas y oportunidades de personal?

 Estas preguntas son las que intenta contestar el pronóstico de demanda de personal de recursos humanos.

 En una situación determinada, hay factores que pueden afectar la futura demanda de personal, estos son: los planes y los objetivos organizacionales, los cambios en la productividad, los cambios en la estructura orgánica, en el diseño de puestos. A éstos se les designa como indicadores guía.

 Oferta de recursos humanos.- Esto se refiere tanto al personal interno de la empresa como al ubicado en un mercado de trabajo. Aquí, la oferta interna es la que le interesa a la organización.

 El objetivo del pronóstico de oferta es estimar, con tanta exactitud como sea posible, el número de personas que estarán disponibles para la dotación de personal a la organización al final del periodo de planeación. Al  hacer tal pronóstico, se acostumbra no suponer que habrá grandes cambios en las políticas o procedimientos de personal.

 En ese sentido, deben tomarse en cuenta los siguientes pasos para el proceso de pronóstico de oferta de recursos humanos:

  1. Inventario de los empleados actuales en el departamento de interés, organizados por categoría de puestos.
  2. Restar el número de empleados que espera perder, durante el periodo de planeación. Las pérdidas por: retiros, enfermedades, transferencias, despidos etc.
  3. Agregar al inventario el número de empleados que se espera ingresen al departamento por transferencia y, en ocasiones, por reclutamiento externo.
  4. Hacer ajustes internos por empleados promovidos o despedidos en el departamento respectivo, por categoría de puestos. El resultado de esos cálculos es el pronóstico de la oferta de personal.

 Auditoría de recursos humanos. Éstas, resumen las aptitudes y la preparación de todos  y cada uno de los empleados. Cuando se refieren a personas que no ocupan puestos de gerencia, las auditorías dan como resultado el inventario de habilidades. Este proporciona un panorama completo de la capacidad con la que cuenta la fuerza laboral de la organización. El propósito del inventario de habilidades es consolidar la información de los recursos humanos de la organización. Incluye tipos básicos de información de todos los empleados.

Se han indicado siete categorías amplias de una información que se debe incluir en este tipo de inventarios:

  1. Historia de datos personales: edad, sexo, estado civil, etc.
  2. Habilidades: educación, experiencia en el puesto, entrenamiento.
  3. Aptitudes: socio de grupos profesionales, logros especiales.
  4. Historia de sueldo y del puesto: salario actual y pasado, puestos que ha ocupado.
  5. Datos de la empresa: datos de planes de beneficios, información sobre jubilación, antigüedad.
  6. Capacidad individual. Resultado de test psicológico y de otras clases de información sobre su salud.
  7. Preferencias especiales de la persona: ubicación geográfica, tipo de puesto.

 La ventaja principal de un inventario de habilidades, es que constituye el medio para evaluar en forma rápida y exacta las habilidades disponibles dentro de la organización. Además de ayudar en la determinación de los requisitos netos del personal, esta información suele ser necesaria para tomar decisiones, como las de proponer un nuevo contrato o introducir un nuevo producto.

Este inventario también ayuda a planear los futuros programas de capacitación de personal y desarrollo gerencial, así como el reclutamiento y selección de nuevos empleados.

Conciliación. Al término de los pronósticos de la oferta y la demanda laboral, los resultados deben conciliarse antes de que pueda principiar la fase de programación. El proceso de conciliación consiste, en documentar las diferencias entre la demanda y la oferta pronosticadas y luego avanzar otro paso explicando, en tan forma precisa como sea posible, las dinámicas sobre las que descansan dichas diferencias. El objetivo es proporcionar toda la información posible para la fase de programación.

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