¿Cómo priorizar necesidades de Nómina y de RR.HH. en mi Empresa?

 La función que tiene como objetivo la gestión de las personas en la empresa ha pasado por muchos cambios. Desde su concepción teórica, puede decirse que ha ido desde la "Administración" a la "Estrategia",  y ello implica nuevas formas de organización dentro del propio Departamento de Recursos Humanos. Una de esas fórmulas, en la búsqueda de la eficiencia, de la mejora continua y de la generación de valor a los diferentes stakeholders de la compañía es con el outsourcing.

 

 Para entender mejor este tema, recurriremos a un Estudio realizado en España por ADP y el IESE, para que nos dé una guía de estos cambios.

 1.- El outsourcing de tareas en las empresas es un fenómeno cada vez más corriente. En los dos últimos años, según la consultora Gartner Group, el mercado de outsourcing ha crecido 19%. A veces la externalización se confunde con el outsourcing . Todo outsourcing es externalización, pero no toda externalización es outsourcing . En el outsourcing, la externalización se acompaña del traspaso de medios materiales y personas al proveedor de servicios de Outsourcing, que antes se hacían en el interior de la empresa.

 Tanto la externalización simple, como el outsourcing , son decisiones complejas en las que intervienen criterios: a) operativos, como los costos; b) tácticos, como la mayor eficiencia, y c) estratégicos, como el dedicar recursos a las competencias clave del negocio.

 2.- En el campo de la Dirección de Recursos Humanos, también se da el fenómeno de outsourcing. Hace mucho que se utilizan proveedores externos. Para la empresa IDC, el volumen de facturación mundial es de 7,300 millones de dólares. Una de las materias en las que se está extendiendo esta práctica es en la Administración de Personal y, más concretamente, en la confección y Gestión de Nóminas.

 El estudio remarca que también hay criterios operativos, tácticos y estratégicos a tener en cuenta a la hora de decidir, o no, el outsourcing de estas tareas. La decisión es compleja y no todos los implicados valoran los criterios de la misma forma. Según un estudio de la Society for Human Resources Management, los directores generales le dan más importancia al costo. Por el contrario, los directores de los Departamentos de Recursos Humanos, otorgan a criterios como la mejora de servicios o la optimización de recursos dentro de su función.

 3.-  Por ello, los directores de Recursos Humanos tienen que realizar estudios cuantitativos a la hora de presentar ante la dirección general o los comités de dirección las decisiones de outsourcing.

 Realizar estos análisis no es fácil. Muchas veces, los Departamentos de Recursos Humanos no tienen un conocimiento claro de sus costos. Además, éstos no son sencillos de evaluar.

 En este estudio se ha comparado el tiempo utilizado en administración y gestión de personal entre dos empresas de tamaño similar, una que realiza el outsourcing y otra que no. En empresas de gran tamaño, la que no externaliza invierte cinco veces más de tiempo con 3.5 empleados. En empresas medias, 22 veces. En empresas pequeñas, la que no externaliza empleaba el doble de tiempo. Esta diferencia de costos internos debe completarse con la factura del proveedor para poder deducir si un sistema es más barato que otro. Pero aun conociendo estos datos no es fácil la comparación en términos monetarios.

 El esfuerzo por concretar el valor de los costos de determinadas operaciones, para la toma de la decisión de externalizar, puede ser una de las ventajas del proceso. Las empresas encuestadas indican que conocen los costos en un 90%.

 Una vez realizado el outsourcing, la exactitud de los cálculos de los costos es mayor, pues viene de la factura del proveedor como Grupo Ono. Es otra ventaja de conocimiento. Las respuestas de la encuesta son claras a este respecto. El 59% de las empresas que respondieron y hacían outsourcing, daban como muy importante la identificación de costos como criterio para decidirlo. No obstante, puede afirmarse que siempre habrá costos de coordinación con el proveedor que tienen la incertidumbre que tenían los costos de la operación interna y no serán conocidos con exactitud.

 El outsourcing puede modificar la naturaleza de estos gastos. Convierte en variables los costos de gestión y confección de nóminas que antes eran fijos. Para ello, el contrato debe recoger costos diferentes según el volumen de nómina realizado.

 4.- Otra recomendación, es que el tipo de criterios operativos para tomar la decisión de la maquila y gestión de nómina. De hecho, las empresas consultadas no consideran el costo lo más importante para tomar la decisión de externalizar.

 Uno de los criterios es la importancia cuantitativa que las diferentes tareas tienen en el conjunto del  Departamento de Personal. En las empresas con menos de 500 empleados, el 44% indican que más del 50% del tiempo se dedica a la Administración de Personal y gestión de nóminas, mientras que en las de más de 500 empleados el 25%, declaran dedicar más del 50% a esa tarea. Probablemente los directores de Recursos Humanos de las empresas más grandes están más enfocados a otros temas más estratégicos, pero aun así el peso de las tareas administrativas es fuerte.

 La recomendación es que las empresas que tienen un excesivo peso de horas dedicadas a administración y maquila de nómina se replanteen si esta distribución es adecuada o deben modificarla en aras a una mayor dedicación a temas estratégicos. El outsourcing de tareas rutinarias les ayudaría a ello.

 5.- Un criterio táctico a tener en cuenta, es el efecto sobre la eficiencia de la administración. Las encuestas y los estudios en profundidad indican que la eficiencia de los procesos actuales es buena, con una ventaja hacia aquellas empresas que tienen externalizados los servicios. La seguridad en la confección de nóminas y la disminución de los errores de cálculo es parte de esa eficiencia. Un 65% de las empresas encuestadas que externalizan tareas consideran esto una de las ventajas a tener en cuenta a la hora de tomar la decisión. Además, un 46% de ellas estiman que la externalización mejora la rapidez en la ejecución de los trámites.

 6.- Otros criterios tácticos se refieren a: la posibilidad de ganar flexibilidad en las operaciones ante las variaciones de plantilla o estructura organizativa; la mejora en la seguridad y confidencialidad de las compensaciones; la posibilidad de modificar la nómina de manera ágil ante cambios legislativos y reglamentarios.

 Todos estos criterios se refieren a que el proveedor centra sus competencias clave en la tarea externalizada. Es un especialista que está al tanto de la evolución legal y tecnológica de este campo. La empresa cliente aprovecha este conocimiento que para ella sería difícil y costoso adquirir.

 La mejora en la actualización en los temas legales, es uno de los beneficios del outsourcing.

 7.-   El criterio estratégico es por excelencia la mejor oportunidad, que aporta el outsourcing, de concentrar la atención de los Departamentos de Recursos Humanos en las competencias estratégicas del área. Las empresas que  hacen outsourcing, indican que esto es "muy importante" en el 70% de todas las empresas.

 Este es sin duda el criterio clave para la decisión. El problema es si la dirección de Recursos Humanos tiene claros cuáles son las tareas estratégicas y si es capaz de desarrollarlas. Para ello, la dirección de Recursos Humanos debe convertirse en el "agente de cambio" y "socio estratégico" de la dirección general.

 Cuando, por alguna razón, la gestión y maquila de nómina es estratégica, no se externaliza esta tarea. Son la agilidad en el proceso y la mejora continua en procedimientos informáticos.

 8.- Una vez tomada la decisión de realizar outsourcing, el siguiente paso es elegir al proveedor. La encuesta nos sirve para priorizar los criterios que deberían utilizarse para esta elección:

 Los dos criterios más valorados, según la encuesta (89% lo consideran muy importante), son:

  1. a) La automatización de procesos y
  2. b) La anticipación y rapidez de respuesta a múltiples problemáticas.

 Es decir, que el proveedor sea un verdadero experto en su tema, con procedimientos fiables, visión de futuro de su profesión y comprometido con el resultado. Algunos encuestados añadieron dentro de estos criterios la definición y mantenimiento del Know How y el conocimiento del software de Recursos Humanos.

 - El siguiente criterio es el conocimiento del área de Recursos Humanos (87% lo consideran muy importante), lo que está en consonancia con el resultado anterior. Un profesional debe conocer el área en la que se enmarca su especialidad. En este criterio puede incluirse el conocimiento que el outsourcer tenga de la cultura de la empresa cliente.

 - En tercer lugar figura la formación y asistencia a los usuarios por parte del proveedor (78.26% lo consideran muy importante). La interfase entre cliente y outsourcer es básica a la hora de un buen funcionamiento del sistema. El mecanismo de información sobre cambios legislativos y su aplicación puede ser parte de este criterio. Uno de los temores que despierta la externalización es la pérdida de control, por eso durante el período de rodaje se gastan muchas horas para evitar errores, que pueden hacer perder la confianza en el sistema.

 - El cuarto lugar es para las garantías contractuales de los resultados (74% lo consideran muy importante). Es una medida de prudencia asegurar los resultados. La garantía en los contratos es el primer caso; no obstante, la fortaleza del proveedor es otro elemento de garantía. Es lo que se recoge en el siguiente criterio.

 - El quinto lugar es para la experiencia y el número de clientes (67% lo consideran importante). La razón es que ello asegura la continuidad del proveedor, en manos de quien se encuentra la delicada tarea de la administración de las nóminas.

 -  El sexto lugar es para el precio de la propuesta (61% lo consideran importante). Como se ve, para analizar es importante conocer los costos, pero una vez decidida la opción de externalizar parece que el costo no es lo prioritario.

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